Network Marketing'de Toplantı Nasıl Yapılır?
Etkili bir ekip toplantısı yalnızca insanların bir araya gelmesi değildir. Doğru amaç, net bir gündem, aktif katılım ve toplantı sonrası takip bir araya geldiğinde toplantı gerçek bir çalışma aracına dönüşür.
Network marketingde ekip toplantısı neden önemlidir?
Bir ekip büyüdükçe herkesle birebir konuşmak zorlaşabilir. Toplantılar bu noktada bilgi paylaşımı, deneyim aktarımı, eğitim, planlama ve değerlendirme için ortak bir çalışma alanı oluşturabilir.
Ancak toplantının kendisi tek başına bir sonuç oluşturmaz. Uzun süren, amacı belli olmayan veya yalnızca tek kişinin konuştuğu toplantılar ekip üyelerinin zamanını verimli kullanmasını zorlaştırabilir.
Bu nedenle iyi bir ekip toplantısının temel sorusu şudur:
Her toplantının bir amacı olmalı
Aynı toplantıda her şeyi konuşmaya çalışmak yerine toplantının amacını önceden belirlemek daha düzenli bir çalışma ortamı oluşturur.
Eğitim
Belirli bir konuyu öğrenmek ve uygulamaya dönüştürmek.
Planlama
Önümüzdeki dönemde yapılacak faaliyetleri belirlemek.
Paylaşım
Ekip üyelerinin deneyimlerini ve öğrendiklerini paylaşması.
Değerlendirme
Yapılan çalışmaları incelemek ve sonraki adımları belirlemek.
Toplantı türünü amaca göre belirleyin
Her toplantının aynı formatta olması gerekmez. Toplantının amacı değiştikçe içeriği ve süresi de değişebilir.
Eğitim toplantısı
Ürün bilgisi, müşteri iletişimi, sosyal medya, takip veya başka bir çalışma becerisi üzerinde öğrenme ve uygulama yapılabilir.
Planlama toplantısı
Önümüzdeki hafta veya dönem için öncelikler ve yapılacak faaliyetler belirlenebilir.
Değerlendirme toplantısı
Önceki dönemde nelerin yapıldığı, nelerin öğrenildiği ve hangi alanların geliştirilmesi gerektiği konuşulabilir.
Paylaşım toplantısı
Ekip üyelerinin yaşadığı deneyimleri, soruları ve öğrendikleri yöntemleri paylaşmasına alan açılabilir.
Toplantıdan önce hazırlık yapın
İyi bir toplantı, toplantı başlamadan önce hazırlanır. Hazırlık aşaması birkaç basit sorudan oluşabilir.
- Toplantının amacı nedir?
- Kimlerin katılması gerekiyor?
- Hangi konu veya konular konuşulacak?
- Toplantının sonunda hangi karar veya aksiyon çıkmalı?
- Katılımcıların önceden hazırlaması gereken bir şey var mı?
- Toplantı ne kadar sürecek?
Bu soruların cevapları netleştiğinde toplantının gereksiz şekilde uzama ihtimali de azalır.
Toplantı gündemi nasıl hazırlanır?
Basit bir toplantı gündemi bile görüşmenin dağılmasını önleyebilir. Örneğin 45 dakikalık bir ekip toplantısı şu şekilde planlanabilir:
Toplantının amacı ve gündem maddeleri açıklanır.
Yapılan çalışmalar, öğrenilenler ve karşılaşılan sorunlar kısaca ele alınır.
Toplantının temel eğitim, paylaşım veya planlama konusu ele alınır.
Katılımcıların soruları ve görüşleri alınır.
Alınan kararlar ve toplantı sonrası yapılacaklar netleştirilir.
Bu yalnızca örnek bir formattır. Toplantının amacı ve katılımcı sayısına göre süreler değiştirilebilir.
Toplantıyı tek kişinin konuşmasına dönüştürmeyin
Ekip toplantılarının önemli amaçlarından biri ekip üyelerinin katılımını sağlamaktır. Sürekli olarak yalnızca liderin konuştuğu toplantılarda diğer kişilerin deneyimlerinden yararlanmak zorlaşabilir.
Soru sorun
“Bu konuda siz ne düşünüyorsunuz?” gibi açık uçlu sorular kullanın.
Deneyim isteyin
Ekip üyelerinin yaşadığı gerçek deneyimleri paylaşmasına fırsat verin.
Dinleyin
Her soruya hemen cevap vermek yerine önce sorunun tamamını anlamaya çalışın.
Online toplantılarda nelere dikkat edilmeli?
Network marketing ekipleri farklı şehirlerde veya farklı çalışma düzenlerinde olabilir. Bu nedenle online toplantılar pratik bir iletişim aracı olabilir.
- Toplantı bağlantısını önceden paylaşın.
- Başlangıç ve bitiş saatini netleştirin.
- Gündemi toplantıdan önce gönderin.
- Gereksiz bildirimleri ve dikkat dağıtıcı unsurları azaltın.
- Konuşma sırasını gerektiğinde düzenleyin.
- Toplantının sonunda alınan kararları yazılı hale getirin.
Online olması, toplantının plansız olması gerektiği anlamına gelmez. Hatta ekran başında dikkat dağılması daha kolay olabileceği için net bir gündem daha da önemli hale gelebilir.
Toplantıda hangi sorular sorulabilir?
İyi sorular, toplantıyı tek yönlü anlatımdan çıkarıp ortak bir öğrenme alanına dönüştürebilir.
- Bu hafta ne öğrendiniz?
- Hangi konuda zorlandınız?
- Hangi yöntemi uyguladınız?
- Uygulama sırasında ne fark ettiniz?
- Bir sonraki adımınız ne olacak?
- Ekibin hangi konuda desteğe ihtiyacı var?
- Bir sonraki toplantıda hangi konuyu ele alalım?
Toplantı sonunda mutlaka aksiyonları netleştirin
Toplantının en önemli bölümlerinden biri kapanıştır. Görüşme bittikten sonra herkesin ne yapacağını bilmesi gerekir.
Her aksiyon için üç soru sorun:
- Ne yapılacak?
- Kim yapacak?
- Ne zamana kadar yapılacak?
Bu üç sorunun cevabı belli değilse toplantıda konuşulanların günlük çalışmaya aktarılması zorlaşabilir.
Toplantıdan sonra ne yapılmalı?
Toplantı bittikten sonra kısa bir toplantı özeti paylaşmak faydalı olabilir. Özellikle alınan kararlar ve aksiyonlar yazılı hale getirildiğinde takip kolaylaşır.
Toplantıda alınan önemli kararları kısa şekilde kaydedin.
Kim ne yapacak ve hangi tarihe kadar yapacak netleştirin.
Önceki toplantının aksiyonlarını kısaca değerlendirin.
Network marketing toplantılarında yapılan yaygın hatalar
Amaçsız toplantı
Toplantının neden yapıldığının belli olmaması.
Gereğinden uzun toplantı
Konu dışına çıkılması ve zaman sınırının bulunmaması.
Tek yönlü anlatım
Katılımcıların soru sormasına veya deneyim paylaşmasına yeterince alan açılmaması.
Aksiyon belirlememek
Toplantının sonunda kimin ne yapacağının netleşmemesi.
Her şeyi tek toplantıya sığdırmak
Eğitim, planlama, sorun çözme ve değerlendirmeyi aynı anda yapmaya çalışmak.
Toplantıyı takip etmemek
Alınan kararların sonraki süreçte kontrol edilmemesi.
AMAÇ → GÜNDEM → KATILIM → KARAR → TAKİP
Toplantının amacını belirleyin, gündemi oluşturun, ekip üyelerinin katılımını sağlayın, alınan kararları netleştirin ve toplantı sonrasında aksiyonları takip edin.
7 Günlük Toplantı Geliştirme Uygulaması
Bir sonraki ekip toplantınızı daha düzenli hale getirmek için aşağıdaki küçük uygulamayı deneyebilirsiniz.
Yapacağınız toplantının tek ana amacını yazın.
Görüşülecek en fazla birkaç ana madde belirleyin.
Toplantı zamanı ve gündemi önceden paylaşın.
Katılımcıların görüşlerini alabileceğiniz birkaç açık uçlu soru hazırlayın.
Gündeme bağlı kalın ve konuşma süresini dengeli kullanın.
Toplantı sonunda yapılacak işleri, sorumluları ve tarihleri kaydedin.
Bir sonraki toplantıda önceki aksiyonların durumunu değerlendirin.
Sık Sorulan Sorular
Network marketing ekibi ne sıklıkla toplantı yapmalı?
Bunun için herkes için geçerli tek bir sıklık yoktur. Toplantının amacı, ekip büyüklüğü ve çalışma düzenine göre uygun bir program belirlenebilir. Gereksiz toplantı sayısını artırmak yerine gerçekten ihtiyaç duyulan toplantıları planlamak önemlidir.
Toplantılar uzun mu olmalı?
Uzunluk tek başına kalite göstergesi değildir. Gündemi belli, katılımcıların dahil olduğu ve aksiyonları netleşen daha kısa bir toplantı, gereksiz şekilde uzayan bir toplantıdan daha işlevsel olabilir.
Online ekip toplantısı yapılabilir mi?
Evet. Ekip üyelerinin farklı yerlerde bulunması durumunda online toplantılar kullanılabilir. Bu durumda bağlantı, gündem, süre ve toplantı sonrası aksiyonların önceden belirlenmesi faydalıdır.
Toplantıda herkes konuşmalı mı?
Her toplantıda herkesin eşit süre konuşması gerekmeyebilir. Ancak toplantının amacı uygunsa katılımcıların soru sormasına ve deneyim paylaşmasına alan açmak, ekip içindeki öğrenmeyi destekleyebilir.
Toplantı sonunda ne yapılmalı?
Alınan kararlar, yapılacak işler, sorumlular ve mümkünse tamamlanma tarihleri netleştirilmelidir. Sonraki toplantıda da önceki aksiyonlar kısaca değerlendirilebilir.
Bu konuyla ilgili diğer rehberler
Öğren. Uygula. Geliştir.
Network marketing, müşteri kazanma, ekip oluşturma, iletişim, sosyal medya ve çalışma sistemi konularını adım adım öğrenin.
TurnaTeam Akademi'yi Keşfet